ag85.com|平台

中文

档案管理制度

      为保证北京ag环亚集团是黑站(以下简称“基金会”)文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管等工作,维护文件档案的完整和安全,特拟本管理制度。

一. 档案分类编号制度

1.所有档案按照人事类合同、项目类合同、服务类合同、财务类合同等类型分类。
2.各类合同编号方式按照年月日加三位顺序号的方式编排,
例如:2017年4月13日第1号合同的编号:20170413001
3.电子档文件命名方式
签约主体_合同名称_合同编号
例如:
基金会_ 项目合同书_20170413001.pdf

二、档案管理制度

1.在基金会日常运营及项目运营中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交秘书处统一管理。

2.形成的文件、材料由秘书处收集、审定、整理、立卷。按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。

3. 归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。

4.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的秘书处有权退回原部门重新书写。

5.重要文件如需用可进行复印,但原件必须归档。

6.外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交由秘书处统一登记、立卷、
归档管理。

7.对于违反保密规定,泄露机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任。

8. 凡借阅档案,需经秘书长批准。借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。未经秘书长批准,不得复印、抄写档案资料。

9. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向秘书长汇报,并追究有关人员的责任。
其他 解释权归基金会秘书处。

三、合同审批盖章流程

填写合同审批表;
携合同审批表和合同/协议到秘书长审批签字后盖章;
将已签字合同审批表和盖章合同/协议原件和扫描件递交秘书处存档。